Manter uma rotina de trabalho organizada e com processos bem definidos é imprescindível para qualquer negócio que se preze. Não basta ter paixão por aquilo que faz, é necessário conhecer também de detalhes técnicos para manter as portas abertas e consolidar um negócio no mercado.

Tomar conta de tanta burocracia e administrar cada um dos departamentos de uma empresa não é uma tarefa fácil. Segundo um estudo feito pela consultoria Luzio Strategy Group, os executivos gastam, em média, 55% do seu tempo com algum tipo de burocracia, reuniões não producentes ou atividades que tiram o foco do objetivo de uma empresa.

Felizmente, a tecnologia surge como uma aliada para simplificar a gestão de um negócio, organizando e automatizando processos repetitivos, aumentando a produtividade e reduzindo consideravelmente os equívocos e falhas humanas.

Sistema de gestão: organização e visão ampla do negócio

Essa ferramenta transforma os dados em informações, centralizando-as e entregando uma visão mais ampla do negócio, tanto para o gestor como para os usuários autorizados.

Segundo uma pesquisa da IDG Research Services, empresas que utilizam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido que as que não adotam a tecnologia.

Métodos informais como planilhas ou outros programas básicos de computador podem até ajudar na gestão, mas ao ponto que a empresa for crescendo, mais difícil se torna administrá-la. Principalmente se mais de uma pessoa estiver envolvida nesse processo.

De acordo com uma pesquisa da PwC, os profissionais gastam, em média, de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% do tempo procurando por elas.

Quando os dados estão armazenados num mesmo espaço, é possível ter uma visão completa e mais clara da situação da empresa. Além disso, fica muito mais fácil e ágil encontrar as informações quando necessário.

Importância da análise de dados para evitar equívocos na gestão do negócio

Os processos de crescimento de uma empresa, como exploração de novas formas de gerar vendas (novas filiais ou criação de um e-commerce) ou até mesmo aumento da equipe podem não trazer os resultados esperados se não houver um interpretação assertiva da situação atual e futura da empresa.

Tomar decisões com base em dados equivocados – ou sem se basear em dados – é um dos maiores problemas pelos quais os gestores de uma empresa podem passar. Um estudo realizado nos Estados Unidos e no Canadá analisou 400 decisões tomadas por executivos. Dessas, 50% fracassaram ou não tiveram o resultado esperado pelos decisores.

Esse mesmo estudo ainda mostrou que o processo de análise de dados raramente é seguido e que os gestores geralmente pulam a fase de consulta a dados confiáveis, buscando apenas informações que validem suas conclusões.

De acordo com a pesquisa “TechTrends: Benchmarks de Ferramentas para Empresas de Tecnologia”, realizada pela Resultados Digitais, mais de 70% das empresas de tecnologia no Brasil ainda se baseiam em dados imprecisos para a tomada de decisões mais importantes do negócio.

Isso significa dizer que, se uma empresa pretende se desenvolver sem riscos, é essencial investir em softwares de gestão empresarial com Business Intelligence (BI).

Business Intelligence (ou Inteligência de Negócios, em português) se refere ao conjunto de tecnologias e aplicações que dão suporte à gestão de um negócio, através da coleta, organização e análise de um grande volume de dados (tanto da empresa quanto do mercado), transformando os dados brutos em informações relevantes para o gestor.

Os atuais sistemas de gestão empresarial são inteligentes e conseguem apresentar informações sobre os resultados e oportunidades de um negócio através de relatórios gerenciais e indicadores interativos (dashboards) para auxiliar o gestor nos momentos de tomada de decisão e/ou revisão das estratégias realizadas até ali.

Influência do Business Intelligence na tomada de decisão

Diferente do que se imagina, nem todo sistema de gestão empresarial possui a tecnologia Business Intelligence. Os sistemas mais tradicionais também conseguem processar uma infinidade de dados rapidamente, porém seu foco está no suporte das necessidades operacionais da empresa.

Nesse modelo de sistema, os diversos setores da empresa são totalmente integrados. Logo se uma venda for feita, o próprio sistema “dá baixa” no estoque e gera, lá no financeiro, contas a receber.

Até aqui ótimo! O software de gestão empresarial organiza os processos, centraliza todos os dados, melhora a comunicação interna e reduz falhas humanas no processo.

Já o Business Intelligence é uma solução complementar que ajuda as empresas a potencializarem seus resultados, ajudando-as a identificar as soluções mais inteligentes para seu crescimento no mercado.

Fonte: Exame